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Kategorie: Projekte, be.st
Handlungsanleitung zur Entwicklung der Prozessreife
Im Rahmen des be.st-Projekts (Kooperatives, nachhaltigkeitsorientiertes Benchmarking, siehe auch UundU 3-4/02) hat sich gezeigt, dass ein aussagekräftiges Benchmarking erst dann richtig möglich ist, wenn ein gewisser Reifegrad der betrachteten Prozesse vorliegt. Um die Projektteilnehmer bei der Weiterentwicklung ihrer Prozesse zu unterstützen, wurde eine Handlungsanleitung erarbeitet, die dazu dienen soll, den für das be.st-Prozess-Benchmarking nötigen Prozessreifegrad möglichst zielstrebig zu erreichen.
Ein gut entwickelter Prozess
Um Prozessorientierung und -management erfolgreich im Unternehmen einzuführen, ist auf Unternehmensebene dazu eine klare Aussage abzugeben. Zuerst werden die Geschäftsprozesse identifiziert und in einer so genannten Prozesslandkarte dargestellt. Für jeden Prozess sollten Prozessverantwortliche benannt werden. Diese haben eine neue Rolle wahrzunehmen, für die sie eine Reihe von (zusätzlichen) Kompetenzen benötigen.
Im Rahmen des Prozessmanagements sind Prozessverantwortliche bestrebt, den Prozess gemäß den Anforderungen der ?Prozesskunden? zu gestalten und stetig zu verbessern. Dazu wird ein Prozessteam aufgestellt, das den ? oft abteilungs-übergreifenden ? Prozess beschreibt, visualisiert, Prozessziele erarbeitet sowie Kennzahlen festlegt, wodurch die Prozessleistung gemessen und überprüft werden kann. Kontinuierliche Verbesserungsaktivitäten aufgrund der intern identifizierten Potenziale führen zur Prozessoptimierung.
Ein externes Benchmarking bzw. ein Erfahrungsaustausch mit anderen Unternehmen kann schließlich Aufschluss darüber geben, wie weit die Excellence des Prozesses entwickelt ist.
Anleitung für Prozessverantwortliche
Für Prozessverantwortliche wurde nun eine Handlungsanleitung erarbeitet, um diese ? oft neuen ? Aufgaben kennen zu lernen und eine Richtschnur für ein konkretes Vorgehen zu erhalten.
Die Ausgestaltung der Prozessorientierung auf Unternehmensebene ist in erster Linie eine Aufgabe der Geschäftsführung bzw. der obersten Managementebene. Dazu sind in der Handlungsanleitung einige Umsetzungshinweise zu finden.
Schwerpunkt ist jedoch die Betrachtung der einzelnen Prozesse. Hierfür wurde ein Sieben-Stufen-Modell entwickelt, das den Weg zu erfolgreichem Prozessmanagement aufzeigt und mit dem der momentane Entwicklungsstand des Prozesses, der so genannte Prozessreifegrad, ermittelt werden kann. Innerhalb der einzelnen Stufen müssen unterschiedliche Kriterien erfüllt werden. Die Ermittlung der Prozessreife erfolgt über die Beurteilung der zu erfüllenden Kriterien auf den einzelnen Stufen anhand einer Viererskala und führt in der Summe zu einem Ergebnis, das den Prozessreifegrad in Prozent ausdrückt. Das Entscheidende aber ist, dass von jedem möglichen Prozessreifegrad ausgehend Handlungsanleitungen gegeben werden, deren Umsetzungen zu einer Weiterentwicklung des Prozesses führen.
Sieben Stufen des Prozessmanagements
Die Entwicklung des Prozessmanagements auf der Ebene der einzelnen Geschäftsprozesse wird in sieben Stufen (Levels) beschrieben:
Level 0: Start-Voraussetzungen: Ressourcenfreigabe durch das Management, Prozess benannt, Prozessverantwort-liche bestimmt und qualifiziert, Rollenbeschreibung festgelegt;
Level 1: Prozessteam zusammenstellen, Rollenverständnis klären, Abstimmung mit Linienverantwortlichen durchführen, Verfügbarkeit sicherstellen;
Level 2: Qualifizierung des Prozessteams; Prozess-Steckbrief erstellen; Prozesse beschreiben und visualisieren
Level 3: Prozessziele festlegen, Kenngrößen zur Überprüfung der Zielerreichung festlegen und messen;
Level 4: Prozessleistung und Zielerreichung anhand von Kenngrößen, Audits und Reviews überwachen, steuern und dokumentieren; Qualifizierung für eine EFQM-Bewertung; Prozesse bewerten (z.B. mit dem be.st-Bewertungsinstrument) und Stärken und Verbesserungs-potenziale identifizieren;
Level 5: Kontinuierliche Prozessoptimierung durch Planung und Umsetzung von Verbesserungsmaßnahmen;
Level 6: Unterstützung durch das Management sicherstellen;
Level 7: Kontinuierliche Prozessoptimierung durch Erfahrungsaustausch und Benchmarking/best-practise--sharing.
Die konkrete Anwendung dieser sieben Stufen zur Entwicklung von ?reifen? Geschäftsprozessen wird momentan im Rahmen des be.st-Projekts erprobt. Interessierte Unternehmen können sich an diesem Prozess gerne beteiligen.
Die Instrumente stehen auf der Internetseite www.sustainable-benchmarking.de zum Download bereit; die Kontaktdaten zum be.st-Projektteam finden sich ebenfalls dort.
Info: Angelika Baur, Thomas Merten, Michael Lörcher
future-Büro Hessen-Thüringen ? Thomas Merten
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Fon: 06007/991925, Fax: 06007/918180, hessen@future-ev.de
